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GeCo Lab, l'eliminacode di ultima generazione
 
GeCo Lab è la soluzione eliminacode sviluppata da Xidera per soddisfare due principali necessità: permettere ai pazienti di selezionare con semplicità il servizio di loro interesse e dare l’opportunità alla struttura di gestire in modo flessibile, monitorato ed efficiente i diversi percorsi dedicati all’erogazione dei vari servizi offerti.

GeCo Lab è stato progettato per rispondere ai bisogni di strutture quali Ambulatori medici, Poliambulatori e Centri Prelievi; lo stato di avanzamento dei pazienti è gestito mediante una piattaforma software totalmente integrabile con i sistemi informativi preesistenti; questa soluzione, rispetto ai tradizionali sistemi “eliminacode”, garantisce la capacità di elaborazione dei dati raccolti (report in Excel) e l’ottimizzazione delle risorse delle strutture (efficienza degli sportelli), oltre a proporre una resa grafica impareggiabile rispetto alle soluzioni tradizionali.
Tutta la logica operativa delle code viene controllata da GeCo Lab rendendo così possibile una modalità di erogazione dei servizi che accompagna passo per passo l’utente nel percorso da compiere in modo semplice e flessibile.

Il Totem
I totem, o chioschi, distributori di ticket possono essere posizionati in uno o più punti della struttura; il paziente, tramite il touch screen, seleziona il servizio di suo interesse fra quelli disponibili (prenotando ad esempio lo specifico esame previsto o la semplice consegna di campioni...).
Il chiosco è disponibile in diverse versioni, con soluzioni progettate specificatamente per essere consultate ed utilizzate anche da utenti con disabilità motorie; i bottoni rappresentati sullo schermo sono progettati in modo da rendere immediatamente comprensibile il servizio erogato anche a pazienti disagiati (anziani, persone con difficoltà di visione…) e possono integrare messaggi in lingua diversa, in modo da agevolare la fruizione anche ad un'utenza straniera.
Oltre a presentare i bottoni dei servizi, il touch screen del chiosco è in grado di proporre eventuali messaggi informativi configurabili anche in relazione a quanto scelto a video dall’utente; si possono ad esempio introdurre note informative relative al servizio richiesto o a servizi accessori disponibili; i messaggi possono solo comparire a video o essere stampati sul ticket.
Dopo che il bottone del servizio desiderato è stato ‘premuto’ mediante il semplice tocco dello schermo, il chiosco rilascia il biglietto con il numero di prenotazione del servizio oltre ad altre eventuali informazioni quali il numero di utenti in coda al servizio scelto, gli orari di apertura, indicazioni sul percorso per raggiungere l’ambulatorio competente.
touch screen multimediale per laboratori e centri prelievi
Per esempio, alla selezione del tasto 'Prenotazione', GeCo Lab può automaticamente stampare o proporre a video un promemoria con l'elenco delle informazioni che il paziente dovrà fornire per concludere più rapidamente l'operazione allo sportello.
I chioschi di GeCo Lab possono essere inoltre integrati con eventuali sistemi di gestione delle Carte Regionali dei Servizi, consentendo così di riconoscere il paziente e di associarne automaticamente il profilo al ticket erogato. In questo caso i messaggi che possono essere stampati sul biglietto sono personalizzati introducendo ad esempio le indicazioni per raggiungere l’ambulatorio dove il paziente verrà visitato dopo l’accettazione; in particolare, in questa situazione, GeCo Lab (opportunamente integrato con il sistema di CUP) permette di gestire la ‘chiamata non nominale’ così come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.
Gli schermi
La tecnologia utilizzata da GeCo Lab permette di distribuire diversi schermi a colori (plasma o LCD) lungo i percorsi o nei punti più rilevanti, in modo particolare nelle sale d’attesa, per visualizzare la situazione delle attese ai vari servizi attivi e l’ultimo numero chiamato per ogni servizio; in questo modo il paziente si avvicina agli sportelli solo poco prima di essere chiamato senza affollare l’area di accettazione e favorendo così il rispetto della privacy degli utenti.

gli schermi sono studiati per garantire la massima leggibilità
Gli schermi possono inoltre riportare informazioni complementari relative alle eventuali iniziative di prevenzione o check-up proposte dalla struttura (apertura di nuovi ambulatori, servizi on line, aperture straordinarie, etc), oppure informazioni sui servizi accessori che la struttura può offrire ai propri pazienti.
La chiamata dei numeri può essere silenziosa, accompagnata da un discreto gong o può, in caso di utenza con difficoltà di visione, essere rafforzata dalla lettura del numero chiamato attraverso una voce sintetizzata che riporta l'associazione numero/sportello.
I punti chiamata
Ogni addetto allo sportello ha a disposizione un punto di chiamata (è sufficiente un computer collegato alla rete) da cui con un semplice click chiama il successivo paziente da gestire.
Nel caso in cui non fossero disponibili PC presso i Box, come spesso accade, o semplicemente per permettere agli addetti di effettuare la chiamata da diverse postazioni, GeCo Lab è integrabile con dispositivi di chiamata portatili specificamente studiati per essere utilizzati senza l'uso di penne o particolari attenzioni: è sufficiente l'uso del dito per effettuare le chiamate, per mettere in pausa l'ambulatorio o richiamare pazienti assenti al momento della prima chiamata.
massima semplicità per la chiamata allo sportello
Il numero chiamato viene visualizzato sullo schermo rivolto verso il pubblico tanto nella postazione di chiamata quanto su tutti gli schermi distribuiti all’interno della struttura.
L’addetto allo sportello riceve gli utenti indirizzati automaticamente dal sistema in base alla tipologia di servizio associata; nel caso in cui non vi siano pazienti in attesa del servizio collegato allo sportello, GeCo Lab provvede, senza alcun intervento diretto da parte dell’operatore, a chiamare gli utenti in attesa secondo la scala di priorità predefinita.

Le caratteristiche di GeCo lab

GeCo Lab mantiene i percorsi organizzativi caratteristici della struttura (sia essa un Laboratorio medico, un Poliambulatorio o un Centro Prelievi) e li rende più semplici ed evidenti al paziente mediante la disposizione di chioschi e schermi informativi completamente personalizzabili nei contenuti e nelle funzionalità.
Le componenti tecnologiche (chioschi, schermi a colori al plasma o LCD, punti di chiamata) sono tutte basate su strumenti standard (PC) e non richiedono infrastrutture dedicate o interventi invasivi in quanto appoggiate sulle piattaforme più diffuse (come ad esempio Ethernet, WiFi, PC).
Rispetto ai tradizionali pannelli a LED, GeCo Lab comunica attraverso schermi a colori che permettono una totale libertà grafica ed un elevato livello qualitativo nella comunicazione audio/video.
L’utilizzo di schermi touch screen consente inoltre di introdurre elementi di comunicazione interattiva con il paziente, contestualmente all’erogazione del ticket di prenotazione del servizio.

I vantaggi per la struttura

Le funzionalità evolute di backoffice
Gli automatismi garantiti dalla piattaforma permettono agli addetti al backoffice (ed in particolare al Responsabile del CUP) l’analisi dei tempi di attesa con l’eventuale segnalazione automatica (via mail o SMS) del raggiungimento di picchi di affluenza.
Gli addetti al backoffice dispongono con GeCo Lab di un potente strumento in grado di gestire la comunicazione in tempo reale dei messaggi all’utenza potendo pubblicare messaggi su chioschi, schermi o stampando direttamente il testo sui biglietti.
Il tracciamento delle informazioni in tempo reale
L’introduzione della piattaforma tecnologica per la gestione del processo di chiamata permette una rilevazione automatica e continua di parametri oggettivi e misurabili: questa continua raccolta di dati rende possibile l’analisi dei processi ed il confronto immediato con gli indicatori di processo previsti dai sistemi qualità.
Nel caso in cui, ad esempio, il tempo di attesa ad un servizio o il numero di persone in coda abbia raggiunto valori ritenuti critici per il mantenimento di una corretta gestione del processo, il Responsabile del Servizio Clienti (o del CUP se presente) può intervenire nella pianificazione e ridistribuzione dei carichi di lavoro sul personale a disposizione nella Struttura.
configurazione code agli sportelli
Il recupero di efficienza
GeCo Lab propone automaticamente all’operatore di sportello la ‘coda’ da servire in funzione del numero di pazienti in attesa e della priorità configurata, favorendo un continuo e dinamico recupero di efficienza nei tempi di gestione dei servizi. Anche quando uno sportello ha esaurito tutte le chiamate associate, l’operatore può provvedere manualmente a “chiamare” i ticket in attesa: in nessun caso sportelli vuoti sono affiancati a sportelli sovraffollati poiché il carico è sempre uniformemente distribuito.

Gli indicatori
Ogni ticket viene tracciato lungo il processo, consentendo in questo modo di ricavare una serie di dati aggregati (ad esempio il numero di chiamate generate, il numero di pazienti serviti, il numero di pazienti in attesa, il tempo medio di attesa ed il tempo medio di servizio) oltre al numero medio di risorse dedicate allo specifico servizio.
La sintesi di queste informazioni può essere inviata automaticamente (ad esempio via mail) e/o resa consultabile sulla intranet dell'Istituto seguendo regole di aggregazione delle informazioni del tutto personalizzabili su richiesta.
Così facendo il responsabile della struttura o del CUP può utilizzare gli indicatori per intraprendere azioni correttive o verificare i risultati di variazioni introdotte sulla gestione del servizio offerto ai pazienti.

tracciamento delle informazioni in tempo reale
La comunicazione tra il centro medico ed il paziente
Geco Lab fornisce implicitamente alla struttura un nuovo strumento di comunicazione e di informazione rivolto ai pazienti che, a differenza di quelli tradizionali, può essere personalizzato minuto per minuto.
I servizi interattivi che possono essere messi a disposizione attraverso GeCo Lab permettono al paziente di ottenere risposte alle proprie domande senza impegnare il Personale: le risposte fornite sono tempestive e certificate, senza costituire un sovraccarico sull’impegno delle risorse normalmente impegnate in queste attività informative.


I vantaggi per il paziente


La valorizzazione del tempo dell’utente
Con GeCo Lab il paziente viene accompagnato in modo efficiente e personalizzato nel suo percorso all’interno della Struttura restando informato in modo costante e tempestivo sullo stato di erogazione dei servizi e sull’andamento della coda del servizio richiesto.
Accedendo ai servizi interattivi messi a disposizione attraverso la piattaforma, il paziente può ottenere risposte precise alle proprie domande senza dover attendere la disponibilità del Personale della struttura.
La soddisfazione del paziente
GeCo Lab consente di aumentare la soddisfazione dei pazienti grazie all’aumento di efficienza del processo di erogazione dei servizi e all’introduzione di elementi dinamici di comunicazione in grado di veicolare messaggi mirati e modificabili a piacere su ticket, chioschi e schermi.
Il paziente si trova inserito in un ‘percorso dedicato’ che gli permette di usufruire del servizio richiesto in tempi e modi ‘ottimizzati’ (ad esempio dalla ‘chiamata’ allo sportello per l’accettazione degli esami di laboratorio alla ‘chiamata’ da parte dell’infermiere per il prelievo) e che gli consente di verificare la professionalità della struttura nella gestione ottimizzata delle code e dei tempi di attesa, che garantisce una distribuzione equa ed imparziale del carico agli sportelli.
La comunicazione tra l'utente e la struttura
Il paziente usufruisce di un maggior numero di informazioni tempestive, precise e personalizzate e, se identificato attraverso la propria Carta Regionale dei Servizi, può inviare richieste o segnalazioni alla struttura senza impegnare direttamente il Punto Informazioni o il personale CUP.
Al di fuori degli orari di erogazione dei servizi, il totem può diventare uno strumento di interazione in grado di erogare questionari di soddisfazione dell'utente profilati per particolari servizi o generali sulla qualità dei servizi erogati dalla struttura sanitaria.
messaggi di servizio ed utilità pubblica sui ticket
Le componenti opzionali di GeCo LAB
Sfondo del totem
La struttura ambulatoriale può decidere di applicare un particolare sfondo al display touch screen del totem di GeCo Lab: lo sfondo può essere rappresentato da un colore uniforme oppure da un'immagine scelta dall'Istituto stesso (ad esempio una foto della struttura). Grazie a questa opzione, applicabile in tempo reale dall'amministratore del sistema, si ottiene un significativo miglioramento sotto il profilo estetico (continua...)
sfondo da applicare al display del totem
 
Sensore di fine carta
GeCo Lab invia automaticamente un avviso a tutti gli operatori di sportello quando il rullo di carta termica inserito all'interno del totem sta per terminare. L'addetto provvede dunque alla sostituzione della carta in maniera tempestiva, evitando disagi per i pazienti e rallentamenti nell'erogazione dei servizi (continua...)
segnalazione all'operatore di sportello che la carta sta per terminare
 
Chiamata di secondo livello
GeCo Lab permette la gestione dei flussi di pazienti su più livelli: l'operatore di sportello, una volta concluse le proprie operazioni, è in grado di accodare il paziente su un servizio presso un diverso sportello; questa soluzione permette di mantenere coerenti le statistiche di servizio senza richiedere all'utente di munirsi di un nuovo biglietto e garantendogli la priorità di accesso (continua...)
spostamento dei pazienti su altre code
 
Migrazione dei servizi
GeCo Lab permette la gestione ottimizzata dei flussi anche quando il paziente seleziona il tasto sbagliato al totem: l'operatore di sportello è in grado di accodare l'utente sul servizio che realmente rispecchia le sue esigenze; questa soluzione permette di garantire al paziente la priorità di accesso (continua...)
coda corretta anche con selezione errata del servizio
 
Chiamata vocale
GeCo Lab permette di sottolineare il numero che appare sul display collocato nella sala d'attesa attraverso la chiamata vocale: una voce sintetizzata estremamente naturale legge l'ultimo numero preso in carico. In questo modo viene agevolata la comprensione della chiamata anche ad un'utenza con difficoltà visive (continua...)
chiamata vocale del numero preso in carico dall'operatore
 
Supporto multilingue - chiamata vocale
GeCo Lab permette di avere il messaggio di chiamata vocale in diverse lingue: questa opzione è molto utile nelle strutture frequentate da utenze straniere. La struttura può decidere di leggere il numero in una o sequenzialmente anche in più lingue; in alternativa è possibile associare la lingua del messaggio vocale alla lingua di selezione del servizio (continua...)
chiamata vocale nella lingua straniera prescelta
 
Supporto multilingue - testo
E’ possibile impostare fin dalla pagina di accoglienza dei pazienti presente sul totem (la schermata con i tasti di selezione dei servizi) la possibilità di scelta tra diverse lingue; la scelta di una specifica lingua, resa intuitiva dalla presenza delle bandiere del Paese di riferimento, porta ad una specifica serie di tasti di selezione con testo nella lingua desiderata (continua...)
scelta della lingua direttamente dalla schermata del totem
 
Multimedia
La piattaforma GeCo Lab gestisce la pubblicazione di contenuti multimediali quali filmati o pagine internet sullo stesso display su cui vengono visualizzati i numeri chiamati: un’area, pari a circa un terzo dello schermo, presenta le ultime chiamate effettuate dagli sportelli; l’altra, di dimensioni maggiori, è dedicata alla presentazione di contenuti informativi (continua...)
pubblicazione di contenuti multimediali sul display riassuntivo
 

Profilazione del servizio erogato
Negli sportelli multifunzione questa opzione permette l'erogazione e il tracciamento (a fini statistici) di più servizi con una singola chiamata: l’operatore, una volta chiuso il ticket, può specificare le operazioni che ha svolto per il singolo ticket; in questo modo i report statistici che vengono elaborati dal server GeCo Lab riportano tutte le operazioni svolte dall’addetto allo sportello e non solamente il servizio per cui era stato preso il biglietto al totem (continua...)

profilazione del servizio
 
Funzione informativa del totem
Grazie all'interattività garantita dal touch screen, il totem è in grado di svolgere la funzione di punto informazioni; sul display sono presenti dei tasti con una breve descrizione del servizio corrispondente: cliccando su di esso vengono visualizzate informazioni aggiuntive che il paziente può anche decidere di stampare (continua...)
l'interattività del touch screen permette al totem di fungere da punto informazioni
 
Tracciamento via codice
L’inserimento del codice a barre nel biglietto permette il riconoscimento automatico del paziente in ogni fase del processo: il totem e le postazioni di chiamata possono essere infatti integrati con lettore di codice (integrato nella struttura del totem e mobile agli sportelli) rendendo così possibile verificare lo stato di avanzamento dell’utente all’interno del flusso dei servizi (continua...)
riconoscimento dell'utente attraverso il codice a barre
 

Gestione delle prenotazioni
GeCo Lab, interfacciandosi con i sistemi informativi già presenti all'interno di laboratori medici, poliambulatori e centri prelievi gestisce le priorità di chiamata dei pazienti agli ambulatori secondo il calendario degli appuntamenti: l'ordine di chiamata all'ambulatorio non segue dunque la numerazione dei biglietti presi al totem, ma gli orari di prenotazione (continua...)

integrazione tra eliminacode e calendario delle prenotazioni
 

Distribuzione automatica degli utenti (chiamata Push)
Questa opzione fa in modo che il sistema GeCo Lab indirizzi automaticamente i pazienti in attesa verso lo sportello libero che gestisce quella tipologia di servizio: l'operatore non deve quindi provvedere a chiamare gli utenti ma attende che il sistema gli indirizzi un paziente. L'operatore si limita quindi a mettere l'utente in uno stato di presenza o di assenza, nel caso in cui non si presenti al momento della chiamata (continua...)

il sistema eliminacoda chiama i pazienti allo sportello
 
Integrazione con Active Directory
Integrando GeCo Lab con Active Directory gli operatori addetti allo sportello possono accedere alla pagina del sistema eliminacode utilizzando le stesse credenziali che inseriscono quando accedono a Windows: in questo modo username e password sono identiche per entrambi i sistemi (continua...)
integrazione tra GeCo e Active Directory

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