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GeCo Log, la soluzione di gestione degli automezzi in attesa

 
GeCo Log è la piattaforma eliminacode sviluppata da Xidera per ottimizzare la gestione dei mezzi in sosta: la soluzione garantisce il rispetto delle priorità di arrivo, segnala lo stato di occupazione delle baie e permette di monitorare costantemente gli ingressi.

GeCo Log è stato progettato per rispondere ai bisogni di strutture quali Centri di smistamento merci e Centri di Logistica; lo stato di avanzamento dei mezzi è gestito mediante una piattaforma software totalmente integrabile con i sistemi informativi preesistenti; questa soluzione, rispetto ai tradizionali sistemi “eliminacode”, garantisce la capacità di elaborazione dei dati raccolti (report in Excel) e l’ottimizzazione delle risorse delle strutture (efficienza dell'accettazione e delle baie), oltre a proporre una resa grafica impareggiabile rispetto alle soluzioni tradizionali.

La scelta dei profili
Quando il conducente si reca presso l’ufficio di accettazione, l’operatore apre la finestra di gestione di GeCo Log selezionando l’icona posizionata sul desktop, utilizzando un normale browser internet (Explorer o Firefox).

Alla presentazione della documentazione del carico, l'addetto procede alla registrazione dello stesso, selezionando l'apposito tasto da interfaccia web. Compare quindi una schermata che presenta tutte le aree impostate in fase di configurazione: l'addetto seleziona il profilo a cui associare il carico e procede con la stampa dei biglietti corrispondenti.

Il testo da inserire per identificare le varie aree e i colori di ciascun tasto vengono decisi direttamente dalla struttura e sono modificabili in tempo reale dall'amministratore della piattaforma GeCo Log.

indirizzamento mezzi alle baie
Gli schermi alle baie
La tecnologia utilizzata da GeCo Log permette di distribuire diversi schermi a colori (plasma o LCD) lungo i percorsi o nei punti più rilevanti, in modo particolare nel cortile dove i mezzi aspettano prima di andare alla baia, per visualizzare la situazione delle attese alle varie baie e l’ultimo numero chiamato. I display sono adatti ad un uso in esterno.
gli schermi sono studiati per garantire la massima leggibilità
Gli schermi possono inoltre riportare informazioni complementari relative ad esempio i percorsi più sicuri per raggiungere la baia, oppure comunicazioni sui servizi accessori che la struttura può offrire ai propri utenti.
La chiamata dei numeri può essere silenziosa, accompagnata da un discreto "gong" o può essere rafforzata dalla lettura del numero chiamato attraverso una voce sintetizzata che riporta l'associazione numero/sportello; quest'ultima opzione è molto utile in quanto il display si trova in un ambiente aperto e solitamente molto ampio.

I monitor di stato
Per agevolare il lavoro degli addetti all'accettazione, in ciascun ufficio viene collocato un display LCD in posizione ben visibile a tutti gli operatori; il display visualizza lo stato di occupazione delle baie con l'indicazione del numero complessivo di carichi in attesa.

Visualizzando lo stato di occupazione delle baie, l'operatore è in grado di smistare i carichi in attesa nelle baie libere.

massima visibilità della chiamata del camion
I punti chiamata
Ogni addetto all'accettazione ha a disposizione un punto di chiamata (è sufficiente un computer collegato alla rete) da cui registra il mezzo in entrata ed è in grado di gestire tutto il flusso operativo all'interno dello stabilimento.
Nel caso in cui non fossero disponibili PC presso gli uffici o semplicemente per permettere agli addetti di effettuare la chiamata da diverse postazioni, GeCo Log è integrabile con dispositivi di chiamata portatili specificamente studiati per essere utilizzati senza l'uso di penne o particolari attenzioni: è sufficiente l'uso del dito per effettuare le chiamate e procedere alle normali operazioni di gestione dei mezzi.
massima semplicità per la chiamata allo sportello

Le caratteristiche di GeCo lOG

GeCo Log mantiene i percorsi organizzativi caratteristici della struttura e li rende più semplici ed evidenti al conducente mediante la disposizione di schermi informativi completamente personalizzabili nei contenuti e nelle funzionalità.
Le componenti tecnologiche (schermi a colori al plasma o LCD, punti di chiamata) sono tutte basate su strumenti standard (PC) e non richiedono infrastrutture dedicate o interventi invasivi in quanto appoggiate sulle piattaforme più diffuse (come ad esempio Ethernet, WiFi, PC).
Rispetto ai tradizionali pannelli a LED, GeCo Log comunica attraverso schermi a colori che permettono una totale libertà grafica ed un elevato livello qualitativo nella comunicazione audio/video.

I vantaggi per la struttura

Le funzionalità evolute di backoffice
Gli automatismi garantiti dalla piattaforma permettono agli addetti al backoffice (ed in particolare al Responsabile della struttura) l’analisi dei tempi di attesa con l’eventuale segnalazione automatica (via mail o SMS) del raggiungimento di picchi di affluenza.
Gli addetti al backoffice dispongono con GeCo Log di un potente strumento in grado di gestire la comunicazione all’utenza in tempo reale potendo pubblicare messaggi sugli schermi o stampando il testo direttamente sui biglietti.
Il tracciamento delle informazioni in tempo reale
L’introduzione della piattaforma tecnologica per la gestione del processo di chiamata permette una rilevazione automatica e continua di parametri oggettivi e misurabili: questa continua raccolta di dati rende possibile l’analisi dei processi ed il confronto immediato con gli indicatori di processo previsti dai sistemi qualità.
Nel caso in cui, ad esempio, il tempo di attesa ad un servizio o il numero di persone in coda abbia raggiunto valori ritenuti critici per il mantenimento di una corretta gestione del processo, il Responsabile del Servizio Clienti può intervenire nella pianificazione e ridistribuzione dei carichi di lavoro sul personale a disposizione nella Struttura.
configurazione camion alle baie
Il recupero di efficienza
GeCo Log è uno strumento molto efficace che permette all'addetto al ricevimento di non allontanarsi dalla propria postazione di lavoro per andare alla ricerca del mezzo nel cortile: questo permette di abbassare sensibilmente il rischio infortunistico per gli operatori, dato che non devono più recarsi nell'area di movimentazione dei mezzi.

Gli indicatori
Ogni ticket viene tracciato lungo il processo, consentendo in questo modo di ricavare una serie di dati aggregati (ad esempio il numero di chiamate generate, il numero di mezzi serviti, il numero di mezzi in attesa, il tempo medio di attesa ed il tempo medio di servizio) oltre al numero medio di risorse dedicate allo specifico servizio.
La sintesi di queste informazioni può essere inviata automaticamente (ad esempio via mail) e/o resa consultabile sulla intranet della struttura seguendo regole di aggregazione delle informazioni del tutto personalizzabili su richiesta.
Così facendo il responsabile della struttura può utilizzare gli indicatori per intraprendere azioni correttive o verificare i risultati di variazioni introdotte sulla gestione del servizio offerto ai conducenti dei mezzi.

tracciamento delle informazioni in tempo reale
La comunicazione tra la struttura e il conducente
Geco Log fornisce implicitamente alla struttura un nuovo strumento di comunicazione e di informazione rivolto ai conducenti dei mezzi che, a differenza di quelli tradizionali, può essere personalizzato minuto per minuto.
I servizi interattivi che possono essere messi a disposizione attraverso GeCo Log permettono al conducente di ottenere risposte alle proprie domande senza impegnare il Personale: le risposte fornite sono tempestive e certificate, senza costituire un sovraccarico sull’impegno delle risorse normalmente impegnate in queste attività informative.


I VANTAGGI PER IL CONDUCENTE


La valorizzazione del tempo dell’utente
Con GeCo Log il conducente viene accompagnato in modo efficiente e personalizzato nel suo percorso all’interno della Struttura restando informato in modo costante e tempestivo sullo stato di occupazione delle baie e sul tempo medio di attesa previsto prima di essere chiamato.
Accedendo ai servizi interattivi messi a disposizione attraverso la piattaforma, il conducente può ottenere risposte precise alle proprie domande senza dover attendere la disponibilità del Personale della struttura. Inoltre, al conducente possono essere veicolati messaggi informativi ma anche di intrattenimento, così da rendere più piacevole l'attesa.
La soddisfazione del conducente
GeCo Log consente di aumentare la soddisfazione dei conducenti grazie all’aumento di efficienza del processo di erogazione dei servizi e all’introduzione di elementi dinamici di comunicazione in grado di veicolare messaggi mirati e modificabili a piacere su ticket e schermi.
Il conducente si trova inserito in un ‘percorso dedicato’ che gli permette di usufruire del servizio in tempi e modi ‘ottimizzati’ e che gli consente di verificare la professionalità della struttura nella gestione ottimizzata delle code e dei tempi di attesa.
La comunicazione tra l'utente e la struttura
Grazie alla personalizzazione dei biglietti, il conducente usufruisce di una serie di informazioni aggiuntive: infatti sul ticket può essere inserito il tempo medio di attesa, il numero di carichi attualmente in attesa ma anche messaggi complementari come le indicazioni da seguire per ottimizzare le attese (ad esempio, "attendere all'esterno" oppure "controlla sul display quando il tuo numero viene chiamato") (continua...)
messaggi di servizio sui ticket
Le componenti opzionali di GeCo LOG
Sensore di fine carta
GeCo Log invia automaticamente un avviso a tutti gli operatori di accettazione quando il rullo di carta termica necessario per la stampa dei biglietti sta per terminare. L'addetto provvede dunque alla sostituzione della carta in maniera tempestiva, evitando disagi per i conducenti e rallentamenti nell'accesso alle baie (continua...)
segnalazione all'operatore di accettazione che la carta sta per terminare
 
Chiamata vocale
GeCo Log permette di sottolineare il numero che appare sul display collocato nel cortile attraverso la chiamata vocale: una voce sintetizzata estremamente naturale legge l'ultimo numero preso in carico. In questo modo viene agevolata la comprensione della chiamata anche in spazi molto ampi e ad un'utenza con difficoltà visive (continua...)
chiamata vocale del numero preso in carico dalla baia
 
Supporto multilingue - chiamata vocale
GeCo Log permette di avere il messaggio di chiamata vocale in diverse lingue: questa opzione è molto utile nelle strutture frequentate da utenze straniere. La struttura può decidere di leggere il numero in una o sequenzialmente anche in più lingue (continua...)
chiamata vocale nella lingua straniera prescelta
 
Supporto multilingue - testo
E’ possibile presentare ai conducenti le informazioni in una o più lingue straniere: in questo modo i conducenti stranieri hanno la possibilità di comprendere più facilmente i messaggi presenti sul biglietto stampato (continua...)
informazioni stampate in più lingue
 
Multimedia
La piattaforma GeCo Log gestisce la pubblicazione di contenuti multimediali quali filmati o pagine internet sullo stesso display su cui vengono visualizzati i numeri chiamati: un’area, pari a circa un terzo dello schermo, presenta le ultime chiamate effettuate dagli sportelli; l’altra, di dimensioni maggiori, è dedicata alla presentazione di contenuti informativi (continua...)
pubblicazione di contenuti multimediali sul display riassuntivo
 
Tracciamento via codice
L’inserimento del codice a barre nel biglietto permette il riconoscimento automatico del mezzo in ogni fase del processo: le postazioni di chiamata all'accettazione e le baie possono essere infatti integrati con lettore di codice (in entrambi i casi si tratta di lettori mobili) rendendo così possibile verificare lo stato di avanzamento del mezzo all’interno del flusso dei servizi (continua...)
scambio di informazioni tra accettazione e baia attraverso il codice a barre
 
Integrazione con Active Directory
Integrando GeCo Log con Active Directory gli operatori addetti allo sportello possono accedere alla pagina del sistema eliminacode utilizzando le stesse credenziali che inseriscono quando accedono a Windows: in questo modo username e password sono identiche per entrambi i sistemi (continua...)
integrazione tra GeCo Log e Active Directory

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