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totem touchscreen per università
display lcd in sala di attesa   chiamata vocale e supporto multilingue
eliminacode per segreterie studenti GeCo Edu, il sistema di gestione delle attese di nuova concezione
 

GeCo Edu è la soluzione eliminacode sviluppata da Xidera con due principali obiettivi: permettere agli studenti che si recano presso le strutture universitarie pubbliche e private di selezionare con semplicità il servizio di loro interesse e dare all'Università stessa(ed in particolare alle Segreterie Studenti) l’opportunità di gestire in modo flessibile, monitorato ed efficiente i diversi percorsi dedicati all’erogazione dei vari servizi offerti.
La piattaforma è stata progettata per rispondere alle necessità di Università, Scuole di Specializzazione e Centri di formazione.
GeCo Edu affronta la gestione delle code di utenti presso le strutture introducendo una piattaforma informatica totalmente integrabile con i sistemi informativi preesistenti; questa soluzione, rispetto ai tradizionali sistemi “eliminacoda”, garantisce la capacità di elaborazione dei dati raccolti (report) e l’ottimizzazione delle risorse che operano all’interno della struttura (efficienza degli sportelli) oltre a proporre una resa grafica impareggiabile rispetto alle soluzioni tradizionali.
Tutta la logica operativa delle code viene controllata da GeCo Edu: è così possibile garantire un servizio che accompagna in ogni passaggio l'utente in modo semplice e flessibile: dall'ingresso nel locale alla chiamata allo sportello lo studente viene servito con professionalità, efficienza e qualità.

Il totem
touch screen multimediale per universitàI totem distributori di ticket (o chioschi) possono essere posizionati in uno o più punti della struttura; l'utente, tramite il touch screen, seleziona il servizio di suo interesse fra quelli disponibili (ad esempio il servizio di Richiesta di Certificati o l’avvio delle pratiche per Laurearsi).
I bottoni rappresentati sullo schermo sensibile sono progettati in modo da rendere immediatamente comprensibile il servizio erogato anche ad un'utenza disagiata (persone con difficoltà di visione…).
Oltre a presentare i bottoni dei servizi, il touchscreen del chiosco è in grado di proporre eventuali messaggi informativi configurabili anche in relazione a quanto scelto a video dall'utente (ad esempio delle note informative sul servizio richiesto stampate direttamente sul biglietto o riferite a servizi accessori disponibili quali le iscrizioni online agli esami, orari di apertura degli sportelli presentati a video, ecc.).
Una volta scelto il servizio desiderato, il chiosco stampa sul ticket in formato ‘nastro’ di carta o nel normale formato A4 il numero con cui lo studente verrà chiamato allo sportello oltre ad eventuali ulteriori informazioni (come il numero di clienti in coda per quel servizio, l’eventuale modulo da compilare prima di accedere allo sportello, ecc.) Per esempio, alla selezione del bottone ‘Richiesta cambio di residenza’, GeCo Edu può automaticamente stampare o proporre a video un promemoria con l’elenco dei documenti e delle informazioni che l'utente dovrà fornire per concludere più rapidamente la sua pratica allo sportello e stampare la modulistica che può iniziare a compilare in attesa di essere servito.
I chioschi di GeCo Edu possono essere inoltre integrati con eventuali sistemi di gestione delle Tessere degli Studenti, consentendo così di associare automaticamente il profilo dell'utente al ticket erogato. In questo caso i messaggi che possono essere stampati sul biglietto sono ancora più personalizzati introducendo ad esempio le indicazioni sullo stato di avanzamento di una sua richiesta in itinere (richiesta duplicati).

Gli schermi
gli schermi sono studiati per garantire la massima leggibilitàLa tecnologia utilizzata da GeCo Edu permette di distribuire diversi schermi a colori (plasma o LCD) lungo i percorsi o nei punti più rilevanti (ad esempio nelle sale d’attesa o nei piazzali di sosta), per visualizzare la situazione delle attese ai vari servizi attivi e l’ultimo numero chiamato per ogni servizio; in questo modo l'utente si avvicina agli sportelli solo poco prima di essere chiamato senza affollare l’area di cortesia e garantendo così il rispetto della privacy.
Gli schermi possono inoltre riportare informazioni complementari relative alle eventuali iniziative dellUniversità oppure informazioni sui servizi accessori che la struttura può offrire ai suoi utenti (ad esempio può pubblicizzare i propri servizi consultabili on-line dal proprio sito internet).
Le chiamate allo sportello possono essere integrate con un messaggio vocale che legge il numero chiamato e lo sportello di riferimento.

I punti di chiamata
massima semplicità per la chiamata allo sportello Ogni addetto allo sportello ha a disposizione un punto di chiamata (è sufficiente un computer collegato alla rete o un PDA) da cui con un semplice click chiama l'utente in coda: il sistema provvede ad indirizzare verso lo sportello l'utente in attesa.
Il numero chiamato viene visualizzato sia su uno schermo posto a fianco di ogni sportello e rivolto verso il pubblico, sia su tutti i grandi schermi distribuiti all’interno della struttura.
L’addetto allo sportello riceve gli studenti indirizzati automaticamente dal sistema in base alla tipologia di servizio associata; nel caso in cui non vi siano utenti in attesa del servizio collegato allo sportello, GeCo Edu provvede senza alcun intervento diretto dell’operatore a chiamare gli utenti in attesa secondo la scala di priorità predefinita.

flusso di studenti nei locali universitari

Le caratteristiche di GeCo Edu

GeCo Edu mantiene i percorsi organizzativi caratteristici dell’Università in cui viene installato e li rende più semplici ed evidenti agli studenti mediante la disposizione di chioschi e schermi informativi completamente personalizzabili nei contenuti e nella funzionalità.
Le componenti tecnologiche (chioschi, schermi a colori, al plasma o LCD, punti di chiamata) sono tutte basate su strumenti standard (PC) e non richiedono infrastrutture dedicate o interventi invasivi in quanto appoggiate sulle piattaforme più diffuse (come ad esempio Ethernet, WiFi, PC).
Rispetto ai tradizionali pannelli a LED, GeCo Edu comunica attraverso schermi a colori che permettono una totale libertà grafica ed un elevato livello qualitativo nella comunicazione audio/video. L’utilizzo di schermi touch screen consente inoltre di introdurre elementi di comunicazione interattiva con lo studente contestualmente all’erogazione del biglietto di prenotazione del servizio.

I vantaggi per lA STRUTTURA UNIVERSITARIA

Le funzionalità evolute di backoffice
Gli automatismi garantiti dalla piattaforma permettono agli addetti al backoffice l’analisi dei tempi di attesa con l’eventuale segnalazione automatica (via mail o SMS) del raggiungimento di picchi di affluenza.
Gli addetti al backoffice dispongono con GeCo Edu di un potente strumento in grado di gestire la comunicazione in tempo reale dei messaggi all’utenza potendo pubblicare messaggi su chioschi, schermi o stampando direttamente il testo sui biglietti.

Gli indicatori
impostazione delle priorità di chiamata allo sportello L’introduzione della piattaforma tecnologica per la gestione del processo di chiamata permette una rilevazione automatica e continua di parametri oggettivi e misurabili: questa continua raccolta di dati rende possibile l’analisi dei processi ed il confronto immediato con gli indicatori di processo previsti dai sistemi qualità.
Ad esempio, nel caso in cui il tempo di attesa ad un servizio o il numero di studenti in coda abbia raggiunto valori ritenuti critici per il mantenimento di una corretta gestione del processo, il Responsabile del Servizio può intervenire nella pianificazione e ridistribuzione dei carichi di lavoro sul personale a disposizione nell’Università.

Il recupero di efficienza
GeCo Edu propone automaticamente all’operatore di sportello la ‘coda’ da servire in funzione del numero di utenti in attesa e della priorità configurata favorendo un continuo e dinamico recupero di efficienza nei tempi di gestione dei servizi.
Anche quando uno sportello ha esaurito tutte le chiamate associate, l’operatore può manualmente “chiamare” i ticket in attesa: in nessun caso sportelli vuoti sono affiancati a sportelli sovraffollati poiché il carico è sempre uniformemente distribuito.

Il tracciamento delle informazioni in tempo reale
statistiche di servizio Ogni ticket viene tracciato lungo il processo, consentendo così di ricavare una serie di dati aggregati, quali ad esempio il numero di chiamate generate, il numero di utenti serviti, il numero di studenti in attesa, il tempo medio di attesa ed il tempo medio di servizio oltre al numero medio di risorse dedicate allo specifico servizio.
La sintesi di queste informazioni può essere inviata automaticamente (ad esempio via mail) e/o resa consultabile sulla intranet dell’Università seguendo regole di aggregazione delle informazioni del tutto personalizzabili su richiesta.
In questo modo la Direzione o la Segreteria Studenti può utilizzare gli indicatori per intraprendere azioni correttive o verificare i risultati di variazioni introdotte sulla gestione del servizio offerto ai suoi utenti.

La comunicazione tra l’Università e gli studenti
Geco Edu fornisce implicitamente alla struttura universitaria un nuovo potente strumento di comunicazione e di informazione rivolto ai propri studenti che, a differenza di quelli tradizionali, può essere personalizzato minuto per minuto.
I servizi interattivi che possono essere messi a disposizione attraverso GeCo Edu permettono di garantire risposte alle domande della propria utenza senza impegnare il Personale del Punto Informazioni o della Segreteria Studenti: le risposte fornite sono tempestive e certificate, senza costituire un sovraccarico sull’impegno delle risorse normalmente impegnate in queste attività informative.

I vantaggi per LO STUDENTE

La valorizzazione del tempo dell’utente
Con GeCo Edu l'utente viene accompagnato in modo efficiente e personalizzato nel suo percorso all’interno della Struttura restando informato in modo costante e tempestivo sullo stato di erogazione dei servizi e sull’andamento della coda del servizio richiesto.
Accedendo ai servizi interattivi messi a disposizione attraverso la piattaforma, lo studente può ottenere le risposte precise alle proprie domande senza dover attendere la disponibilità del Personale della Segreteria.

La soddisfazione dell’utente
GeCo Edu consente di aumentare la soddisfazione degli studenti grazie all’aumento di efficienza del processo di servizio e all’introduzione di elementi dinamici di comunicazione in grado di veicolare messaggi mirati modificabili a piacere su ticket, chioschi e schermi.
L’utente, trovandosi inserito in un ‘percorso dedicato’, riesce così ad usufruire del servizio richiesto in tempi e modi ‘ottimizzati’ e ‘tocca con mano’ la professionalità della struttura, che garantisce tempi di attesa equi ed una imparziale distribuzione del carico agli sportelli.

La comunicazione tra l’utente e la struttura
messaggi di servizio ed utilità pubblica sui ticket stampati Chiunque acceda ai servizi dell'Università usufruisce di un maggior numero di informazioni tempestive, precise e personalizzate e, se identificato attraverso la propria Tessera Studenti, può inviare richieste o segnalazioni alla Struttura senza impegnare direttamente il Punto Informazioni o il personale della Segreteria.

 


Le componenti opzionali di GeCo Edu

Sfondo del totem
L'Università può decidere di applicare uno sfondo particolare al display touch screen del totem: lo sfondo può essere monocromatico oppure un'immagine specifica, come ad esempio una foto della struttura. Grazie a questa opzione, applicabile direttamente dall'amministratore del sistema, si ottiene un significativo miglioramento sotto il profilo estetico (continua...)
sfondo da applicare al display del totem
Multimedia
La piattaforma GeCo Edu gestisce la pubblicazione di contenuti multimediali quali filmati o pagine internet sullo stesso display su cui vengono visualizzati i numeri chiamati: un’area, pari a circa un terzo dello schermo, presenta le ultime chiamate effettuate dagli sportelli, l’altra, di dimensioni maggiori, è dedicata alla presentazione di contenuti informativi (continua...)
pubblicazione di contenuti multimediali sul display riassuntivo
Sensore di fine carta
GeCo Edu invia automaticamente un messaggio a tutti gli operatori di sportello indicando che il rullo di carta termica inserito all'interno del totem sta per terminare. L'addetto provvede dunque alla sostituzione della carta in maniera tempestiva, evitando disagi per l'utenza e rallentamenti nell'erogazione dei servizi (continua...)
segnalazione all'operatore di sportello che la carta sta per terminare
Chiamata di secondo livello
L'opzione permette all'operatore di sportello, una volta concluse le proprie operazioni, di accodare lo studente su un servizio presso un diverso sportello; questa soluzione permette di mantenere coerenti le statistiche di servizio senza richiedere all'utente di munirsi di un nuovo biglietto e garantendogli la priorità di accesso (continua...)
gestione delle pratiche che richiedono più passaggi consequenziali
Migrazione dei servizi
GeCo Edu permette la gestione ottimizzata dei flussi anche quando lo studente seleziona il tasto sbagliato al totem: l'operatore di sportello è in grado di accodare l'utente presso il servizio che realmente rispecchia le sue esigenze. Questa funzionalità permette allo studente di mantenere la priorità di chiamata (continua...)
migrazione dello studente su un'altra coda mantenendo lo stesso biglietto

Profilazione del servizio erogato
Negli sportelli multifunzione questa opzione permette l'erogazione e il tracciamento (a fini statistici) di più servizi con una singola chiamata: l’operatore, una volta chiuso il ticket, può specificare le operazioni che ha svolto per il singolo biglietto; in questo modo i report statistici che vengono elaborati dal server GeCo Edu riportano tutte le operazioni svolte dall’addetto allo sportello e non solamente il servizio per cui era stato preso il biglietto al totem (continua...)

l'operatore specifica le operazioni svolte
Chiamata vocale
GeCo Edu permette di sottolineare la presa in carico del ticket attraverso la chiamata vocale del numero: una voce sintetizzata estremamente naturale legge infatti il numero ed eventualemente lo sportello a cui lo studente deve recarsi (continua...)
chiamata vocale del ticket preso in carico
Chiamata multilingue
GeCo Edu permette di avere il messaggio di chiamata vocale in diverse lingue: questa opzione è molto utile nelle strutture frequentate da utenze straniere. L'ente può decidere di leggere il numero in una o sequenzialmente anche in più lingue; in alternativa è possibile associare la lingua del messaggio vocale alla lingua di selezione del servizio (continua...)
chiamata vocale nella lingua straniera prescelta
Testo multilingue
E’ possibile impostare fin dalla pagina di accoglienza degli studenti presente sul totem (la schermata con i tasti di selezione dei servizi) la possibilità di scelta tra diverse lingue; la scelta di una specifica lingua, resa intuitiva dalla presenza delle bandiere del Paese di riferimento, porta ad una specifica serie di tasti di selezione con testo nella lingua desiderata (continua...)
scelta della lingua direttamente dalla schermata del totem
Funzione informativa del totem
Grazie all'interattività garantita dal touch screen, il totem è in grado di svolgere la funzione di punto informazioni; sul display sono presenti dei tasti con una breve descrizione del servizio corrispondente: cliccando su di esso vengono visualizzate informazioni aggiuntive che l'utente può anche stampare (continua...)
l'interattività del touch screen permette al totem di fungere da punto informazioni
Tracciamento via codice
L’inserimento del codice a barre nel biglietto permette il riconoscimento automatico dello studente in ogni fase del processo: il totem e le postazioni di chiamata possono essere infatti integrati con lettore di codice (integrato nella struttura del totem e mobile agli sportelli) rendendo così possibile verificare lo stato di avanzamento dello studente all’interno del flusso dei servizi (continua...)
riconoscimento dello studente attraverso il codice a barre

Distribuzione automatica degli studenti (chiamata Push)
Questa opzione fa in modo che il sistema GeCo Edu indirizzi automaticamente gli utenti in attesa verso lo sportello libero che gestisce quella tipologia di servizio: l'operatore non deve quindi provvedere a chiamare gli studenti ma attende che il sistema gli indirizzi un utente. Dopo la chiamata l'operatore si limita a mettere lo studente in uno stato di presenza o di assenza nel caso in cui non si presenti al momento della chiamata (continua...)

il sistema invia automaticamente gli studenti allo sportello
Integrazione con Active Directory
Integrando GeCo Edu con Active Directory gli operatori addetti allo sportello possono accedere alla pagina del sistema eliminacode utilizzando le stesse credenziali che inserisce quando accede a Windows: in questo modo username e password sono identiche per entrambi i sistemi (continua...)
integrazione tra GeCo Edu e Active Directory

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